Utente:P tasso/sandbox3

organizzazione piccoli eventi;

Organizzare piccoli eventi non è difficile né troppo impegnativo;

basta:

1. aver tempo: essere soli non è un problema se avete tempo; ma essere in due è sempre meglio (chiamata alle armi su Wiki e mailing list)
2. trovare una sede (per piccoli eventi è bene che sia un locale/bar/circolo etc), già pronta ed solita ospitare piccoli eventi quali le presentazioni di Associazioni;
3. parlare chiaramente con i gestori della sede: quali spazi, quale data, quali strumenti saranno a disposizione e soprattutto "chi pensa a cosa"; alcuni locali organizzano eventi e devolvono parte dell'incasso o cose simili;
4. provvedere ad un volantino in duplice versione:
   • formato A4, con alcune copie con loghi a colori, preferibilmente;
   • formato A5 (due per foglio A4), in b/n, da lasciare in posti tattici e distribuire con ingegno (per non sprecarne);

   il volantino dovrebbe esser conciso: estetica semplice e chiara, caratteri normali, loghi e Wikipedia in bella vista; deve riportare le seguenti informazioni: dove, quando, eventuali costi e info fondamentali, e sinteticamente cosa si farà (semplice presentazione, dibattito, etc.); che sia chiaro cosa è Wikipedia (enciclopedia... :-P)

5. preparare comunicato stampa (sintetico e chiaro, mettendo a disposizione un contatto per ulteriori informazioni * esplicitare se non volete che sia pubblicato il contatto *); il vostro obiettivo deve essere l'apparire negli annunci degli eventi del giorno (e magari farsi contattare da qualche giornalista)
6. distribuire volantini in maniera mirata
7. inviare comunicati stampa una settimana prima (non oltre) alle varie redazioni locali dei vari quotidiani, puntando molto su quelli gratuiti; inviare anche ai siti internet di informazione sugli eventi cittadini e simili; non dimenticatevi le radio locali;

La presentazione

la presentazione può essere gestita in vari modi (ovviamente è sempre necessaria una preparazione del materiale):

• presentazione tramite slide (vedere Documenti e presentazioni) che se datate vanno aggiornate nei numeri e che andrebbero personalizzate secondo i casi specifici; le presentazioni non possono essere molto lunghe (20 min di presentazione bastano ed avanzano, provate prima).
• presentazione dal vivo sul sito; è utile prepararsi alcuni link utili come riferimenti per strutturare la presentazione, magari una sandbox specifica o voci che si aveva intenzione di migliorare; necessita di connessione a internet
• presentazione off-line tramite screenshot da wikipedia (ne verranno caricati alcuni in Documenti e presentazioni); gli screenshot dovrebbero essere organizzati in sottocartelle per argomento e messi in ordine logico; utile prepararli con specifici avvisi (ben leggibili) per aiutarsi nella spiegazione

in questi casi è sempre fondamentale l'uso di un computer, di un videoproiettore e schermo o parete bianca :-) (procurabile tramite prestito, noleggio, etc; prima di noleggiarlo informarsi su eventuali associazioni che lo prestino... non la parete bianca...). La connessione, se disponibile, è senz'altro molto utile per una buona presentazione.

Naturalmente sono consigliabili abbinamenti di slide con screenshot o Wikipedia dal vivo; considerate sempre che il testo piccolo nello schermo è poco leggibile.

errori facili

errori che si commettono facilmente sono:

• volantino mal fatto, non verrebbe letto dai più, restando di fatto inutile; attenti che non manchino informazioni fondamentali
• comunicati stampa all'ultimo minuto
• evento poco accessibile per:
  • costi elevati d'ingresso
  • abbinamento con eventi non utili né interessanti per il nostro target
  • sede non adatta (valutate voi)

spese

le principali spese che si affrontano nell'organizzazione di un evento simile sono legate alle stampe/fotocopie (cercare una buona copisteria universitaria) ed ai fax per i comunicati stampa (se presente è meglio una mail).
Mettete in conto anche una buona richiesta di tempo...